เมื่อเราทำธุรกิจจนไปถึงจุดที่ธุรกิจมีอัตราการเติบโตของบริษัทที่มากขึ้น แต่ในขณะเดียวกันขนาดของบริษัทรวมไปถึงทรัพยากรอย่างเช่น คน สิ่งของ เครื่องใช้ และต้นทุนก็มีมากขึ้น กระบวนการทำงานก็ต้องเยอะขึ้น ซึ่งถ้าไม่มีปัจจัยเหล่านี้ก็จะทำให้งานที่ได้นั้น ขาดประสิทธิภาพเมื่อเทียบกับธุรกิจที่กำลังเติบโตขึ้น
ในปัจจุบันบริษัทใหญ่ๆ หลายบริษัทจึงเลือกที่จะตัดส่วนงานที่ไม่ใช่กิจกรรมหลักหรืองานที่มีความยุ่งยากซับซ้อนรวมถึงงานที่ต้องฝึกอบรมคนให้มีความเชี่ยวชาญเพื่อมาบริการลูกค้าอย่างเช่น ระบบงาน Call Center, Contact center, Customer Service บริการหลังการขาย HR Recruitment เป็นต้น และเลือกที่จะแก้ปัญหาด้วยการ Outsource ซึ่งเป็นการจ้างรับเหมาหน่วยงานภายนอกที่มีความเชี่ยวชาญเฉพาะด้านเข้ามาดำเนินการแทน ปัจจุบันนี้ธุรกิจ Outsource มีการพัฒนามาเป็นการบริหารงานทั้งระบบหรือที่เรียกว่า Business Process Outsourcing (BPO)
ตัวอย่างการให้บริการของบริษัท BPO ก็จะมี Call Center, การให้บริการงานป้อนข้อมูล, การให้บริการงานธุรการ รวมไปถึงในปัจจุบันนี้มีการให้บริการที่เป็นระบบ IT Services อีกด้วย
มีการวิจัยเข้าไปสัมภาษณ์ผู้บริหารขององค์กรที่เลือกใช้บริการ Outsource ซึ่งผู้บริหารให้ความคิดเห็นว่าธุรกิจ Outsource มีความจำเป็นมาก อย่างในองค์กรที่เกี่ยวกับด้านธนาคารจำเป็นต้องมีพนักงานธุรการ ทางบริษัทก็จะเลือกวิธีจ้างเหมาพนักงานของบริษัท Outsource เข้ามาช่วยทำหน้าที่แทนพนักงานธนาคาร
ประโยชน์ของการนำธุรกิจ Outsource ไปปรับใช้กับองค์คือ ช่วยเพิ่มความยืดหยุ่นของการทำงานได้มากขึ้นอย่างเช่น บริษัทที่จำเป็นต้องใช้คนบริการด้าน Call Center แต่เกิดเหตุการณ์ที่มีพนักงานไม่พอ บริษัท Outsource ก็จะมีหน้าที่จัดหาพนักงานเข้าไปทำหน้าที่แทนทันที โดยเป็นพนักงานที่ผ่านการฝึกอบรมมาแล้ว และสามารถเลือกกำหนดระยะเวลาได้ว่าจะใช้บริการของบริษัท Outsource ในระยะสั้นหรือยาว และยังสามารถระบุจำนวนคนได้
เมื่อเกิดความยืดหยุ่นในกระบวนการทำงานประโยชน์ที่ได้ต่อมาคือ
- บริษัทสามารถลดต้นทุนในการจ้างคนได้ เนื่องจากไม่เสียค่าใช้จ่ายการฝึกพนักงานใหม่หรือ บริษัทที่ต้องการจะควบคุมจำนวนพนักงานให้เข้ากับสถานะการณ์ของบริษัท
- ประสิทธิภาพการบริการลูกค้ามีมากขึ้นเนื่องจากใช้บุคคลที่ผ่านการฝึกอบรมและมีความเชี่ยวชาญด้านการขายและการบริการจากบริษัท Outsource
- บริษัทมุ่งเน้นไปยังเป้าหมายงานหลักๆ ได้
- บริษัทมีความเร็วในการแข่งขันกับตลาดอื่นมากขึ้น
- การใช้บริการด้านระบบ IT ของบริษัท Outsource มีผู้พัฒนาและดูแลระบบให้มีความเสถียรอยู่เสมอ ซึ่งจะทำให้บริษัทสามารถลดต้นทุนในการติดตั้งระบบเอง
อย่างเมื่อไม่นานมานี้ผมได้รู้จักกับษริษัท One to One Contacts (OTO) เป็นบริษัทที่ให้บริการ Business Process Outsourcing ที่ให้บริการหลากหลายรูปแบบ อย่างเช่น บริการด้านการจัดหาบุคลากรที่ผ่านการอบรม พัฒนาทักษะความสามารถด้านการให้บริการ
และยังมีการให้บริการด้านระบบ Contact Center ที่จะเข้ามาให้คำปรึกษาการพัฒนาและดูแลระบบให้มีความเสถียรเพื่อความรวดเร็วและสะดวกในการติดต่องาน รวมไปถึงมีการให้บริการรูปแบบ Hosted solutions ที่ให้เช่าระบบเครือข่ายโดยไม่จำเป็นต้องติดตั้ง Hardware ซึ่งมีข้อดีตรงที่จะไม่เกิดปัญหาเรื่องการย้ายสถานที่ปฏิบัติงานด้วย
หรือบริการที่ดูแลครบวงจรแบบ Fully Outsourced Contact Center ให้บริการทั้ง 2 ส่วนเลยคือ บริหารบุคคลากรและจัดหา Contact Center ที่สามารถติดต่อลูกค้าทั้งแบบ voice และ non voice ทั้งในกรุงเทพและต่างจังหวัด โดยสามารถเข้าไปดูรายละเอียดเพิ่มเติมได้ท่ี https://www.otoprofessional.com/
การ Outsource ก็ถือว่าเป็นอีกกลยุทธ์หนึ่งที่หลายๆ องค์กรเลือกใช้ เพื่อให้เราสามารถกลับมาโฟกัสกับงานที่เป็นเป้าหมายหลักรวมถึงงานในด้านที่บริษัทถนัดจริงๆ และเพื่อให้ธุรกิจเติบโตอย่างมีประสิทธิภาพในขณะที่สามารถควบคุมต้นทุนขององค์กรได้ด้วย
MISSION TO THE MOON
https://missiontothemoon.co/business-process-outsourcing
